المبادئ والمفاهيم العلمية التى يقوم عليها التنظيم

 المبادئ والمفاهيم العلمية التى يقوم عليها التنظيم

1 ) مبدأ التخصص وتقسيم العمل :

يعتبر أهم المبادئ منذ تقديمه بواسطة آدم سميث ، فالتخصص يؤدى إلى زيادة كفاءة الأداء من وجهة النظر التنظيمية فى التخصص ، وإعادة تقسيم العمل إلى مستويات فرعية متعددة عندما يكبر حجم الأعمال ، ويزداد عدد الأفراد الذين يؤدون العمل وتتنوع هذه الأعمال مع عدم تجانسها وحاجاتها إلى الاستقلالية والتخصص ، وأن تقسيم العمل بين هؤلاء الأفراد جعل مجموعة من الأفراد بل كل فرد مسئولاً عن عمل معين وذلك لإتقان العمل وزيادة القدرة على الإجادة والتعمق فى اكتساب المهارة والخبرة فى الأداء .

وقد امتدت فكرة التخصص وتقسيم العمل ولم تقف عند حدود المنشأة بل وإلى بعض الدول المتخصصة فى إنتاج بعض المنتجات سواء زراعية أو صناعية وأصبح التخصص وتقسيم العمل أمراً ضرورباً على مستوى المنشآت ، بعد زيادة حجم العمل وتنوعه وطبيعته التى تحتاج إلى معرفة كبيرة يصعب توافرها فى شخص واحد .

ويؤدى التخصص إلى زيادة كفاءة الأداء ، وزيادة مجالات المعرفة ، وخفض تكاليف العمل ، والتعرف على المشاكل المرتبطة به وتسهيل عملية الاتصال ، مع عدم المغالاة فى التخصص وإعادة تقسيم الأعمال إلى مستويات فرعية متعددة إلا فى ضوء مقتضيات الأعمال وحجمها ومدى تنوعها بالإضافة إلى طبيعة وظروف العمل والعاملين وطبيعة وظروف المنشأة والسوق المنافسة أو الظروف المحيطة .. الخ .

وكما أن للتخصص مزايا إلا أنه له بعض العيوب وهنا ستعرض لعدد من المحاولات التى تمت للتغلب على المبالغة فى البعض منها وهما

أ – تكبير المهام .                      ب- إثراء المهام

أ ) تكبير المهام

يقصد بها إعطاء المهام قدراً كبيراً من العمل غلى الحد الذى يسمح بالاستخدام الكامل لقدرات العامل المتاحة وذلك كوسيلة لعلاج المشاكل الإنسانية الناتجة عن المبالغة فى التخصص وتقسيم العمل ، والسماح للعامل بالتناوب فى أداء عدة مهام من طبيعة مختلفة خلال يوم العمل العادى لديه والإحساس بأهمية ما يؤديه من عمل وبالتالى بخفض الآثار الناتجة عن الملل والسأم الذى يسببه تكرار القيام بمهمة روتينية متخصصة .

ب ) إثراء المهام :

يقصد بها إعطاء المهام واجبات أو أعمال أو مسئوليات إضافية من نفس الطبيعة (توسع أفقى) بالإضافة إلى واجبات أو أعمال أو مسئوليات من طبيعة مختلفة وبصفة خاصة تلك الواجبات أو المسئوليات التى تجعل العامل يشترك فى اتخاذ القرارات الإدارية المتصلة بالعمل المسند إليه (توسع رأسى) .

مثال ذلك يمكن إثراء فهم العامل بإعطائه الحق فى تحديد خطوات المهمة وذلك باختيار الأدوات التى يستخدمها أو تقرير مستوى الجودة التى يجب الوصول إليها وغير ذلك أو ممارسة الإشراف والرقابة الذاتية .

2 ) مبدأ نطاق الإشراف :

نطاق الإشراف هو عدد العاملين الذى يشرف عليها مدير واحد بفاعلية ، وهو ليس مطلقاً ولكن لكل قسم داخل المنشأة نطاقاً إشرافياً ” أمثل ” من المعاونين الذين يستطيع الرئيس الواحد أن يشرف عليهم ويرجعوا إليه بشكل مباشر (يتناسب مع طبيعتها) أى يختلف هذا العدد من قسم أو مستوى إلى آخر وهو لا يمكن تحديده بالضبط ولكن يمكن تقديره .

عندما يدير الرئيس عدداً أكبر من اللازم من العاملين فإنه غالباً لا يستطيع إعطاء الوقت الكافى لكل منهم وأنهمك وأنهم لا يستطيعون العمل بكفاية بناءة ، ولا يستطيع متابعة أعمالهم والتنسيق بينها بكفاءة ذلك لأن هناك حدوداً للقدرة الجسمانية والذهنية والوقت والجهد فإنه يتعذر على مدير واحد لكل العاملين فى المشروع وخاصة إذا كان حجم المنظمة كبيراً .

وفى دراسة قام بها هوس ومينر بأن قاما بمراجعة أعمال بعض الباحثين بجانب بعض الدراسات أو الاستقصاءات السلوكية فى هذا المجال ، وقد توصلت نتائج الدراسة إلى أن نوع التكنولوجيا المستخدم عنصر مهم ومؤثر فى تحديد نطاق الإشراف الأمثل وأن نطاق الإشراف المناسب يتراوح ما بين ( 5 – 10 ) أفراد فى معظم الظروف ، ومع ذلك فقد شعر الباحثان بأن العدد من ( 8 – 10 ) أفراد هو العدد الأمثل والأكثر مناسبة للمستويات الإدارية العليا حيث تتخذ وتوضع السياسات الرئيسية ، لأن المديرين فى هذا المستوى يكونون فى حاجة إلى وجهات نظر وأفكار متنوعة ومتعددة وإلى العديد من المدخلات لترشيد قراراتهم علماً بأن القرارات عند هذا المستوى تؤثر على إجمالى المنشأة .

وقد أشارت الدراسات والبحوث العلمية الحديثة فى هذا المجال إلى أن نطاق الإشراف يحدده عدداً من العوامل والمتغيرات هى كما يلى :

1. كفاءة المدير .
2. كفاءة المرؤوسين .
3. تفويض السلطة .
4. درجة استقرار المنظمة .
5. وجود معايير كمية لقياس الأداء .
6. أساليب الاتصال .

3 ) مبدأ تحديد الهدف :

إن تحديد أهداف المنظمة هى نقطة البدء أساس إنجاز أى وظيفة وهو ضرورة يفرضها واقع الممارسة الجيدة للوظائف الإدارية وتوجيه الموارد بالمنظمة نحو بلوغ الأهداف ، ويعتبر تصميم التنظيم أداة لبلوغ أهداف المنظمة الرئيسية المرجو تحقيقها ، إلا أن بلوغ هذا الهدف يتطلب اختيار وتحديد الأهداف النوعية التى تسهم فى تحقيقه طبقاً للظروف التى تعمل فيها المنشأة وظروف كل منطقة على حدة ومراحل تطورها والوقت والمناخ الذى تعمل من خلاله .

4 ) مبدأ وحدة السلطة الآمرة :

يعنى هذا المبدأ أن يتلقى الفرد الأوامر والتعليمات من رئيس واحد فقط ، ويرى أصحاب الإدارة التقليدية ” مثل هنرى فايول ” وجوب وجود وحدة السلطة الآمرة فى التنظيم الهرمى أى يجب أن يكون هناك رئيس واحد فقط وخطة واحدة لأنشطة لها نفس الهدف حتى يمكن تجنب الآثار السلبية المحتملة التالية :

من تضارب الأوامر والتعليمات الصادرة من الرؤساء للمرؤوسين ، وصعوبة تحديد المسئولية أو شيوعها وخبرة المرؤوس وتردده فى أى من الأوامر يقوم بتنفيذها .

5 ) مبدأ تكافؤ المسئوليات مع السلطات :

يشير هذا المبدأ إلى ضرورة تناسب سلطة المدير مع مسئولياته بحيث لا تكون المسئولية أكبر من السلطة المفوضة إليه أو تكون السلطة أكبر من المسئولية ، وجدير بالذكر أن ممارسة السلطة ومدى تحمل المسئولية لها حدود ، وهذه الحدود يجب أن تتحدد بصورة واضحة ، وأن تكون تلك السلطات المفوضة أو التى يجب تفويضها هى فى مجال الواجبات والمسئوليات المحددة لهذه الإدارة أو ذلك المدير، وأن تكون بالقدر والنوعية التى تتناسب بهما ما هذه الواجبات والمسئوليات .

6 ) مبدأ الوظيفة :

إن بناء التنظيمات جول الأفراد تعنى ارتباط حياة التنظيم المعين بحياة الفرد أو مدى بقاءه واستمراريته فى العمل بهذا التنظيم ولذلك يجب أن تنشأ التنظيمات حول الوظائف وفقاً لهذا المبدأ وليس حول الأفراد لأنه فى حالة الإحالة إلى المعاش أو الاستقالة مثلاً فإن هذا يعنى انهيار التنظيم لذلك يجب البدء بتحديد الوظائف ثم البحث عن الأفراد الذين تتواءم قدراتهم مع هذه الوظائف لتسكينهم فيها .

7 ) مبدأ تفويض السلطة :

يرتبط هذا المبدأ عادةة بدرجة المركزية المطبقة ، فإذا كانت السلطة هى الحق فى إصدار الأوامر للآخرين فإنها بذلك تمثل الأداة المناسبة الأساسية لإنجاز الأعمال بواسطة الأفراد ، أى أنها أداة للمدير فى تنفيذ الأنشطة وبلوغ الأهداف ، وأن مبدأ تفويض السلطة هى قوة أو حق يتم تفويضه من رئيس أو جهة أعلى بخول لصاحبه إعطاء تعليمات أو أوامر إدارية أو اتخاذ قرارات واجبة التنفيذ بواسطة مرءوسيه وذلك دون الرجوع إلى جهة أعلى .

والمركزية : تعنى تركز سلطة اتخاذ القرارات الرئيسية والعامة فى يد رئيس المنظمة أو فى يد قلة من أعضاء الإدارة العليا .

واللامركزية .. تعنى الوسع فى تفويض السلطات إلى الوحدات الوظيفية الإدارية بالتنظيم أو إلى الوحدات التابعة ، بحيث تصبح لكل منهم (رئيس لكل وحدة) سلطة اتخاذ كافة القرارات المتعلقة بأعمالها أى فى إطار مسئوليات تلك الوحدة دون الرجوع إلى الجهات الأعلى .

وتظهر أهمية إنشاء هذا المبدأ نتيجة أن الأفراد المديرين لا يستطيعون مزاولة أعمالهم ومسئولياتهم وأيضاً وظائفهم التخطيطية والتوجيهية والرقابية ثم القيادية دون سلطات مناسبة تفوض لهم ، وعملية التفويض هذه لها علاقة وثيقة بمبدأ (المركزية واللامركزية) حيث أن الرئيس الإدارى يميل إلى تركز السلطة فى يده وعدم تفويضها إلى مرؤوسيه .

8 ) مبدأ ومفهوم التنسيق :

التنسيق يعتبر عنصر من عناصر العملية التنظيمية وأحياناً يعتبر أحد الجوانب أو المبادئ العلمية الرئيسية للتنظيم والتى يجب مراعاتها ، وأن التنسيق هو الجهود المبذولة التى تهدف إلى ربط وتحقيق العمل الجماعى المشترك بين الأهداف والجماعات أو الوحدات الإدارية أو الأنشطة والأعمال المختلفة فى المنظمة لتعظيم القر ار ولتحقيق التعاون فى العمل ومنع التعارض والتداخل والازدواجية .

ويعتبر التنسيق فى مرحلة من المراحل وظيفة من وظائف الإدارة ، كما اعتبره بعض الكتاب المبدأ الأول لإدارة ، ووظيفة بمقتضاها يستطيع الإدارى أن ينمى هيكلاً من الجهود الجماعية والمشتركة بين المساعدين والمرؤوسين ، ويضمن تحقيق وحدة التصرف فى اتجاه هدف مشترك .

9 ) مبدأ مرونة التنظيم :

والمرونة هنا ضرورة يفرضها واقع التغير المستمر والتداخل بين العوامل البيئية المختلفة سواء كانت عوامل داخلية أو خارجية .

ومن ثم يجب أن يكون مرناً بالقدر الذى يستوعب هذه التغيرات من وقت لآخر ، مع ضرورة مراعاة عنصر المرونة سواء فى البناء التنظيمى وتكوين الوحدات التنظيمية ( الأقسام والإدارات ) أو الهيكل التنظيمى وتقسيم العمل وغيرها من الأنشطة المرتبطة بوظيفة التنظيم .

10 ) مبدأ الأنشطة والسلطات التنفيذية والاستشارية والوظيفية :

يتكون الهيكل التنظيمى لأى منشأة من مجموعة من الوحدات الإدارية رئيسية وفرعية وأن لكل وحدة وظيفة تؤديها ، ومن ثم يتم أداء وظائف المنشأة من خلال تلك الوحدات الإدارية التى تشكل فى مجموعها الهيكل التنظيمى .

وعليه فهناك ثلاثة أنواع من السلطات وهى

سلطة تنفيذية : وهى الوظيفة الرئيسية التى ترتبط بشكل مباشر بالأعمال والأهداف الرئيسية للمنشأة وبمخرجاتها ، وتؤثر بشكل مباشر فى إيرادات المنشأة وهى تشكل عام وظيفتا الإنتاج والتسويق وأنشطتها تقريباً .

الوظائف التنفيذية : وهى وظائف مساعدة أو مساندة فهى تقدم العون والمساعدة للوظائف التنفيذية .

سل\ة وظيفية : وهى سلطة تخول للوظيفة – وصاحبها أى مديرها – أينما كانت تؤدى تلك الوظيفة على مستوى المنشأة ووحداتها وفروعها حتى تضمن أداء هذه الوظيفة بنفس النمط ونفس النظام ونفس القواعد … الخ

ونفس الشئ بالنسبة للوظائف الأخرى التى تتطلب ذلك كوظيفة شئون الأفراد مثلاً فيما يتعلق بقواعد العمل وزالجزاءات والترقيات والمكافآت .. الخ . وبذلك وبهذا النوع من السلطات واستخداماته تستقيم كثيراً من الأمور من الناحية التنظيمية .

وأخيراً فإن التفرقة بين السلطات الثلاثة السابقة وتحديدها على مستوى كل نشاط داخل كل وظيفة أو كل إدارة ، ومن ثم على مستوى كل مدير هو الأوفق والأوقع أو الأقرب من الناحية العملية ، كما أنه أمر له أهميته التنظيمية التى يجب أن تقررها الإدارة بمساعدة من يقوم بعملية التنظيم .